¿Qué es Microsoft Teams ? Es una aplicación de colaboración que ayuda a os equipos de personas a organizarse y mantener conversaciones centralizadas, todo en el mismo lugar. Con Microsoft Teams tendremos la posibilidad de crear equipos de trabajo, de gestionar proyectos, tareas y contenido con el resto del equipo. Dispone de tareas y funcionalidades para compartir archivos desarrollar conversaciones o mensajería, chats individuales, videoconferencias, etc.
¿Es la primera vez que usas Microsoft Teams?
Con esta guía aprenderás los conceptos básicos.
1. Iniciar Sesión: En Windows, haga clic en Inicio > Microsoft Corporation > Microsoft Teams. En Mac, vaya a la carpeta Aplicaciones y haga clic en Microsoft Teams. En dispositivos móviles, pulse el icono Teams. Después, inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de Office 365. (Si está usando Microsoft Teams gratuito, inicie sesión con ese nombre de usuario y contraseña).
2. Equipo en Microsoft Teams:
Los equipos son un grupo de personas que trabajan en estrecha colaboración en un proyecto/tarea.
Cuando ingreses en Microsoft Teams, observa la columna a la izquierda. Para crear un nuevo equipo en Microsoft Teams, pulsa donde dice "Equipos".
Una vez pulses, se ofrecerá esta opción (parte superior derecha):
- Crear un equipo desde cero, o
- Crear desde...Un grupo o un equipo existente de office 365.
Para nuestro caso, le damos clic en crear un equipo "desde cero".
Una vez seleccionado el tipo de equipo, nos pedirá un nombre y si queremos que el equipo sea privado o público. Selecciona Privado. Le asignamos un nombre al equipo. Por último nos preguntará si queremos añadir personas al equipo. Puedes hacerlo con sus direcciones de Email o con su nombre o dejarlo para mas tarde.
Los miembros del equipo serán los únicos que podrán ver las conversaciones, lo archivos y las notas de los canales del equipo.
Los canales son secciones dedicadas dentro de un equipo para mantener las conversaciones organizadas por temas, disciplinas o proyectos específicos, es decir lo que le sea más conveniente al equipo.
El canal general aparece siempre que creamos un equipo y es para las conversaciones en las que todos los miembros del equipo pueden participar.
3. Elementos de la pantalla:
- Los 3 puntos … dan acceso a la administración de tu equipo: cambiar el nombre, poner un icono, gestionar a los miembros, etc. También puedes crear canales en el equipo.
- Canal General (es el canal por defecto). Un equipo puede disponer de diversos canales para organizar las conversaciones (por ejemplo, uno por cada temática que nos interese). Cada canal tiene sus propias pestañas de “Publicaciones” y “Archivos”, aunque podemos añadirle más pulsando sobre el símbolo +. En Publicaciones estarán nuestras conversaciones de chat conjuntas (chat de grupo) y en Archivos podemos depositar ficheros que estarán accesibles por todos los miembros del equipo. Los ficheros los podemos organizar en carpetas. Finalmente, cada canal puede ser público (están todos los miembros del equipo) o privado (seleccionamos a las personas de nuestro equipo que van a participar de ese canal). El canal general es público, de todo el equipo.
- Es un chat del canal (en este caso del general). Podríamos asimilarlo a un chat de grupo de whatsapp. Si ponemos @equipo en ese texto, se enviará un aviso al email de todos los miembros para que miren el mensaje. Si ponemos @ delante del nombre de un miembro del equipo (p.e. @pepito), este miembro del equipo recibirá un correo avisándole que ha sido nombrado en la conversación. Debajo de la barra de conversación, se muestran algunos iconos:
Con ellos puede adjuntar ficheros, insertar iconos o abrir una reunión para el equipo.
4. Miembros, Funciones y Configuración:
Los propietarios de equipo tienen la capacidad de invitar a cualquier persona para que se una al equipo. Con Microsoft Teams, los propietarios de equipo pueden agregar con facilidad personas por su nombre.
Roles de equipo:
Hay dos roles principales en Microsoft Teams:
- Propietario del equipo: es la persona que crea el equipo. Los propietarios de equipo pueden convertir en copropietario a cualquier miembro del equipo cuando le inviten o en cualquier otro momento después de haberse unido al equipo. Tener varios propietarios de equipo, le permite compartir las responsabilidades en la configuración del equipo.
- Miembros del equipo: son las personas a las que los propietarios invitaron para unirse a su equipo.
Configuración del equipo:
Los propietarios del equipo pueden administrar la configuración de todo el equipo directamente en Microsoft Teams. En la configuración se incluye la capacidad de agregar una imagen del equipo, establecer permisos en todos los miembros del equipo para crear canales estándares y canales privados, @mencionar a todo el equipo o el canal y usar archivos GIF, adhesivos y memes. El canal predeterminado, "General", es para los anuncios, los debates y los recursos de todo el equipo, y aparecerá en todos los equipos.
Canales privados:
Los canales privados de Microsoft Teams crean espacios prioritarios para la colaboración dentro de los equipos. Solo los miembros del canal privado pueden acceder al canal. Cualquier persona se puede agregar como miembro de un canal privado siempre que ya sea miembro del equipo. Es posible que desee usar un canal privado si desea limitar la colaboración a aquellos que necesiten saber o si desea facilitar la comunicación entre un grupo de personas asignado a un proyecto específico, sin tener que crear un equipo adicional para administrar. Por ejemplo, un canal privado es útil cuando un subconjunto de personas de un equipo desea analizar información confidencial, o específica de ese subconjunto, sin que el resto del equipo pueda acceder a esas conversaciones y documentos. Un icono de candado indica un canal privado.
5. Reuniones en Teams
Para tener una reunión en Teams puedes pulsar sobre el icono visto anteriormente bajo la barra de conversación. Esta opción abre una reunión de forma inmediata. Los miembros del equipo verán en la ventana de publicaciones que hay una reunión abierta. También puedes añadir a más personas aunque no pertenezcan al equipo.
Si quieres programar una reunión para más adelante, haz lo mismo que antes, pero, una vez pulsado el icono de reunión, en vez de pulsar en “Reunirse ahora”, pulsa en “Programar una reunión”.
Otra forma de programar una reunión es acceder al Calendario (Programar una reunión), pulsar sobre la fecha y hora en la que quieras programar el evento, y pulsar sobre el botón PROGRAMAR:
Se abrirá una ventana en la que podremos definir los detalles: título, fecha y hora de inicio y fin, detalles (horas/minutos). Una vez que se haya creado, pulsando sobre el botón Programar, aparecerá otra ventana donde se podrá compartir la invitación a la reunión con otras personas:
Cualquier usuario al que le envíe ese enlace podrá unirse a la reunión, aunque no pertenezca al equipo, a través de un simple navegador web. Para obtener el enlace, sólo tendremos que colocar el ratón sobre el texto "https://teams.microsoft.com/dl/launc...", pulsar el botón derecho del ratón, y seleccionar Copiar Vínculo:
O podremos pegar el enlace en cualquier cliente de correo para enviarlo a quien nos interese.
Unirse a una reunión en MS Teams
Si se tiene cámara, se puede activar para iniciar la reunión como una videollamada. Una vez unido el organizador a la reunión tendrá diferentes opciones:
- Compartir: Permite compartir nuestro escritorio o cualquier ventana abierta (PowerPoint, PDF, Excel, Word, Navegador, etc.)
- Más acciones: Permite iniciar el desenfoque del fondo de imagen, activar subtítulos en directo, iniciar grabación.
- Levantar la mano: Permite intervenir para poder participar de la reunión.
- Mostrar conversación: Se visualiza los comentarios de los participantes.
- Mostrar participantes: Permitirá ver quién está conectado e invitar a más personas a la reunión.
- Colgar: Finaliza la reunión.
6. Chat:
Chat (en la columna de la izquierda) nos lleva a la posibilidad de abrir chats privados con nuestros contactos (sean o no del equipo) o establecer grupos de chats.
Previamente a “chatear” con alguien, tienes que añadirlo pulsando sobre Contactos, y a continuación, pulsando sobre los tres puntos.
7. Actividad:
Listado resumen de nuestra actividad en Teams. Se acompañará de un punto rojo, cuando incluya eventos que aún no hemos visto.
8. Recursos de ayuda:
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